AI待办小秘书
由 雨嘉 提供
把聊天、截图和语音自动整理成带提醒的待办。
产品截图
这是什么
AI待办小秘书是一款智能待办工具。把一段话、聊天截图或语音丢给它，它会自动识别任务、截止时间、重复规则和提醒时间，整理成可以直接执行的待办，并把每一项是怎么推断出来的写在旁边，方便你核对。
能做什么
- 文字、聊天截图和语音都能转成结构化待办，一段话里有几件事就拆成几条
- 「下周二上午」「每周一早上九点」这类说法自动换算成具体日期和重复规则，并标出推断依据
- 到点提醒：微信服务号和电脑桌面通知都能收，还有每日晨报、逾期再催、工作时间整点催办
- 团队看板：把月度经营指标和季度 OKR 搬进应用，目标、销售额、客户和产品明细像 Excel 一样直接填，汇总数字自动计算
- 网页版和桌面版是同一份数据，在哪台设备上勾掉都一样
适合谁
- 消息多、事情零碎，常常忘了回复和跟进的个人
- 需要每月对齐目标和销售数据的小团队
下载安装
安装说明
Mac
- 先看芯片：左上角苹果菜单 →「关于本机」。写着 Apple M1 / M2 / M3 / M4 的下载「Apple 芯片」版，写着 Intel 的下载「Intel 芯片」版。
- 双击下载好的 dmg，把「待办小秘书」拖进「应用程序」文件夹。
- 第一次打开要按住 Control 点它（或右键）→「打开」→ 在弹框里再点「打开」。安装包没有苹果开发者签名，直接双击会提示「无法验证开发者」，这是正常的。仍被拦截时：系统设置 → 隐私与安全性 → 点「仍要打开」。
- 用平时的账号登录一次，看到「连上了」的通知就说明提醒已接通。macOS 询问是否允许通知时选「允许」。
- 关掉窗口不会退出，程序会留在菜单栏继续提醒；建议在菜单栏图标里打开「开机时自动启动」。
Windows
- 双击「待办小秘书 Setup x.y.z.exe」。
- 如果弹出蓝色窗口「Windows 已保护你的电脑」：点「更多信息」，再点「仍要运行」。安装包没有代码签名证书，不是病毒。
- 按提示装完，默认会创建桌面快捷方式。
- 用平时的账号登录一次，看到「连上了」的通知就说明提醒已接通。关掉窗口不会退出，程序会留在右下角托盘里继续提醒。
更新日志
团队待办加「上架产品」类型，做完自动记进产品明细
- 团队待办多了「类型」：默认是普通待办，可以选「上架产品」。选了之后再填产品名（不填就用待办标题）和上线渠道（会提示团队以前填过的渠道）。
- 「上架产品」做完，产品明细里自动多一行：产品名、上线渠道，上线时间就是完成日期，记到那个月的月度看板里，不用再去「记一笔」。 在团队看板上勾、负责人在自己的待办里勾、让 AI 勾，都一样。
- 取消完成，自动记的那一行会删掉；改完成日期，那一行跟着挪到对应的月份；改产品名或渠道，那一行也跟着改。
- 待办被删掉时，已经记进产品明细的那一行保留（产品确实上了）。
- 看板上这类待办带「上架产品」小标签，做完后显示「已记入产品明细」；多了按类型筛选。
- 自动记的那一行以待办为准：直接在产品明细里改了它，之后再改这条待办，会按待办的内容覆盖回去。
- 在 AI 软件里说「团队待办加一条：小王下周把 XX 上架到淘宝」，AI 会建成上架产品类型；做完时它会告诉你记到了哪个月。
团队待办看板，派给谁就进谁的待办
- 已经接入 AI 软件的不用重新连接，AI 下次调用就能用上团队待办。
新增：团队待办看板
- 团队页顶部多了「待办事项」，和周看板、月度看板、季度看板并列。每条待办有负责人、截止日期、完成日期。
- 点「添加待办」写一条，负责人从团队成员里选，也可以先不指定。点某一行能改标题、负责人、日期，或者删除（点两下才删）。
- 行首的圆圈直接勾完成，完成日期记今天；要补记别的日子，点开改「完成日期」。
- 可以按「未完成 / 已完成 / 全部」和负责人筛选。未完成的按截止日期排，没定日子的排在最后；过了截止日期还没做完的标红。
- 待办不分周月，这一页没有左右翻页。
派给谁就进谁的待办
- 写了负责人，这条会出现在负责人自己的「今天」和「库」里，标着「来自 XX 团队」，到点提醒、桌面端、微信提醒都和普通待办一样。
- 两边同步：负责人在自己那边勾完成，团队看板上自动记上完成日期；改标题、改截止日期、推到明天也会改回团队看板。团队看板上勾完成或改日期，负责人那边同样跟着变。
- 换负责人，这条从原来的人那里挪到新负责人那里；清空负责人，就从原来的人的待办里拿掉。
- 负责人在自己那边删掉这条，只是自己看不到了，团队看板上不受影响，之后改它也不会再塞回去（除非重新派给他）。
- 团队看板上删掉一条，负责人那边还没做的跟着删；已经做完的留作记录。
AI 软件里也能用
- 在 Claude、ChatGPT、WorkBuddy 里可以说「团队待办加一条：让小王周五前把报价发给客户」「团队还有哪些事没做」「小王手上有什么」「这件改成小李负责」「这件做完了」。
- 负责人按成员昵称认，自己说「我」就行；名字对不上或者有重名时，AI 会先问你是谁。删除前 AI 会先跟你确认。
- 查自己的待办时，AI 会说出哪些是团队派来的。
- 授权页上团队权限的说明加了「管理团队待办」。
在 Claude、ChatGPT、WorkBuddy 里直接用小秘书
接入 AI 软件
- 设置页多了「接入 AI 软件」：点一下复制「帮我安装mcp：…」这句话，发给你的 AI（Codex、Claude、WorkBuddy 等）， 它会自己装好，浏览器跳到小秘书点「允许」就接好了。之后说一句 「把明天下午三点和老王开会加入小秘书」，它就直接记上了，日期、提醒和手动添加的规则一样 （有时刻提前 30 分钟提醒，只有日期当天 09:00 提醒）。
- AI 能做的：新建、查看、修改、勾选完成、推到明天、删除待办（删除前会先跟你确认）。
- 团队看板也能用：「记一笔：今天卖给张三机器人 2.4 万」「这个月完成多少了」「这个月目标定 3 万」「写一条复盘」。 在好几个团队里时，它会先问你是哪个团队。邀请、移除成员、解散团队这些仍然只能在网页上做。
- 接好的 AI 软件会列在设置页里，显示最近一次用的时间，随时可以「断开」，断开立即生效。
- 没开通小秘书的账号，在 AI 软件里也接不进来；开通到期或者账号失效后，已经接好的 AI 软件最多一小时内就会失去访问。
- 修复：用 Codex 接入时授权页报「这个 AI 应用没有登记过」。原因是服务器在国内连不上 chatgpt.com、claude.ai，读不到它们的登记信息；现在 Codex 的信息内置在小秘书里，其他读不到的也能正常授权（回调只允许回到它自己的网站或你的电脑）。
更早的 12 条更新
可以手动添加待办，编辑页变清爽
手动添加
- 输入框里「解析」旁边多了「手动添加」：不经过 AI，自己填，一句话的事比等解析快。
- 框里已经打了字就直接带过去当标题（多行的话第一行是标题、其余是备注）；没打字就是一张空白卡，光标已经在标题上，打完按回车就加好了。
- 截止默认是今天，加完马上出现在「今天」里；想改到明天、本周或者不定日子，点一下日期就行。
- 点了右上角 × 取消的话，输入框里的字还在。
编辑页
- 不再是一整张要填的表：只有标题和备注是要写的，日期、重复、提醒、优先级、标签收成标题下面一排小标签。 设了的显示内容（「明天 09:00」「提前 30 分钟」「#工作」），没设的是淡淡的虚线占位。
- 点哪个标签才展开哪个的选项，一次只开一个；选日期快捷项、优先级、提醒提前量这类单选，点完自动收起。日历藏在「选日期 / 时间」里。
- 日期说人话：今天、明天、周五 15:00；当天内的不再写「23:59」。逾期的日期标红。
- 提醒改成直接点提前量：到点、提前 15 分钟、30 分钟、1 小时、1 天，也可以自定义时间。
- 备注静止时只占一行，写多了自动变高。「删除」改成底部左侧的小字，点两下才删。
- 修复：改截止日期时提醒不跟着走（比如从今天改到明天，提醒还停在今天）。现在提醒跟着日期一起挪，提前量不变。
配色换成 logo 的橙黄，去掉卡片左边的竖线
- 待办卡片和 AI 识别结果卡片左边那道竖线去掉了。
- 优先级改成画在勾选框上：优先级越高，框的颜色越接近橙色；高优先级的框里再垫一层浅黄，一眼能挑出来。 AI 识别结果没有勾选框，中、高优先级在标签那一行标「中优先」「高优先」。
- 全站的强调色从蓝绿换成 logo 同系的橙黄：选中的标签页、选中的按钮和标签、AI 识别结果里的日期都是琥珀色，选中底色是浅黄。深色模式同样调整。
- 修复「库」页面打开时偶尔报错、标签顺序闪一下的问题（用得一样多的标签，现在固定按拼音排）。
团队看板加周看板和「记一笔」，AI 识别恢复
AI 识别
- AI 服务商下架了原来用的模型，识别一直失败，而页面只显示「没有需要跟进的事」，看不出是坏了。 现在换成了实测更快的模型（文字和截图大多 2–5 秒出第一条，日期全对）， 并且加了备用模型：主模型哪天又调不通，会自动换备用的，不用等人发现。
- 识别真出错时会直接说「AI 识别暂时出了问题」，刚才输入的内容留在输入框里，点一次解析就能重试。
周看板
- 团队看板顶部多了「周看板」，和月度、季度并列，左右箭头一周一周翻（周一到周日）。
- 每周可以单独定目标（目标、周销售额目标、难度、困难点），完成情况和进度条自动算。
- 本周销售额、客户数、商品数、产品数按购买日期 / 上线时间落在这一周的明细自动汇总，下面列出这一周的单和上线的产品，点一行能改。周看板不写总评。 有单没填购买日期时会提醒「没算进来」。
明细改成「记一笔」
- 团队页右上角多了「记一笔」按钮，周、月度、季度看板上都在同一个位置。点开是一张表单，上面切「客户付钱了 / 上架了」。 客户付钱了：商品、客户名称、购买日期、金额；上架了：产品名、上线时间、上线渠道。填完点保存，存上了才关。
- 记到哪个月看日期：9 月 30 日的单就进 9 月，不管是在哪个看板点的「记一笔」。改了日期，这一单也跟着挪到那个月。 产品没填上线时间时，记到当前看的那个月。
- 商品、客户名、上线渠道会提示团队以前填过的写法；金额照样能写「1.2万」。购买日期默认今天。
- 明细表格不再能直接在格子里改。想改或删某一单，在月度或周看板里点那一行，弹出同一张表单；删除要点两下确认。
- 手机上：明细是一单一行（上面商品和金额，下面客户和日期），表单从屏幕底部弹出，按钮和输入框都加大了，日期用手机自带的选择器； 「团队管理」收成一个图标，给「记一笔」腾地方。
- 从 Excel 一次粘贴多行的功能随旧表格一起去掉了。
修复「去开通」打开空白页
- 账号还没开通本应用时，点「去开通」以前会打开一个空白页（统一登录已经去掉了原来的激活页）。 现在会跳到软件盒子平台并自动选中「AI待办小秘书」，直接弹出激活码兑换，兑换后应用就在平台里打开。
新 logo
- 「AI待办小秘书」有了自己的 logo：黄色底上一个会说话的小气泡，嘴巴是个勾 —— 把话丢进来，它帮你办妥。
- 浏览器标签页图标、手机「添加到主屏幕」图标都换成了新 logo；电脑上左侧导航栏的应用名前也加上了。
明细补充购买日期
- 业务明细新增「购买日期」列。
- 「购买日期」「上线时间」格子右侧加了日历按钮，点开直接选日期，选完自动保存。 也可以照常手敲或从 Excel 粘贴，2026/10/8、2026.10.8、2026年10月8日 都会统一成 2026-10-08； 只写年月的（如 2026-03）原样保留。
- 「总评」挪到右侧汇总数字下面，填掉目标卡片旁边的空白；季度看板同样调整。
团队看板 + 界面改版
新增：团队看板
把线下的「月度经营指标跟踪表」和「季度 OKR 表」搬进应用，底部导航新增「团队」。
- 团队与成员：任何人都可以新建团队，可以同时在多个团队里，标题处下拉切换。 在「团队管理」里生成邀请链接（7 天有效，可作废）发给同事，对方登录后点「加入」即可。 没登录时点链接，登录回来会自动回到加入页。
- 权限：看板数据所有成员都能改；移除成员、改名、解散团队只有创建者能做。
- 月度看板（默认打开）：
- 月度目标：目标、月销售额目标、难度（1–5 星）、困难点放在一张卡片里，自动显示完成情况和进度
- 月度汇总：销售额、客户数、商品数、产品数，全部从明细自动计算（客户、商品按名称去重）
- 业务明细（商品 / 客户 / 金额）和产品明细（产品名 / 上线时间 / 渠道）左右等宽并排
- 总评
- 季度看板：季度目标（对比三个月销售额之和）、季度汇总、逐月销售额进度（各月对照自己的月目标）、逐月指标表、总评。
- 明细像 Excel 一样填：
- 每一格直接输入，离开这一行自动保存
- 最后一行永远是空行，填完就新增一单
- Enter 保存并跳到下一行，↑ ↓ 换行，Esc 撤销本行修改
- 从 Excel 复制多行直接粘贴，一次全部导入；不完整的行会提示是第几行
- 删除点两次垃圾桶确认，防误删
- 金额按「分」存储，30,540.90 这类金额不会有小数误差。
界面改版：跟随 Labs UI
- 整体视觉换成公司 Labs UI 组件库：近白底色、白色卡片、墨色主按钮，蓝色只用于链接和选中状态。
- 电脑上改为左侧导航栏、内容区加宽，团队看板左右分栏；手机上保持底部导航，并加上图标。
- 字体改用系统字体，不再从 Google 加载字体，国内打开更快。
- 报错、逾期等提示统一用红色，和普通的强调色区分开。
- 深色模式跟随系统。
调整
- 底部导航改为「今天 / 库 / 团队 / 设置」，「统计」挪到 设置 → 我的统计。
- 去掉了输入框里的示例文字和没有信息量的提示；没填写的项直接不显示。
AI 识别提速
- 把「下周五是几号」这类日期提前算好交给 AI，识别更快、日期更准
- 删除待办立即生效，识别结果不再被刷新打断
桌面版上线
- Mac / Windows 桌面应用：常驻菜单栏（托盘），到点弹出系统通知，并直接列出是哪几件事
- 登录一次长期有效，网页登录过期也不影响电脑上的提醒
- 设置页可以查看已连接的电脑，并发一条测试提醒
提醒更周到
- 新增逾期再催、每日晨报和工作时间整点催办
- 截止日期的快捷选项加上「本周」
- 绑定微信后自动发一条真实提醒，确认能收到
改用微信提醒
- 提醒改为通过微信服务号推送
- 界面重新设计：每个页面只做一件事
首次上线
- 文字和聊天截图一键转成待办，自动识别日期、重复规则和提醒时间
- 使用公司统一账号登录
